Itu dijuluki ‘Panniversary’ – peringatan satu tahun penguncian Inggris yang pertama. Meski pandemi sudah pasti mendorong konferensi video (terbuka di tab baru) pasar, liputan media yang cukup akhir-akhir ini tentang kelelahan video memprihatinkan. Sebuah survei terbaru oleh DigitalOcean menemukan bahwa 77% pekerja jarak jauh di Inggris melaporkan merasa lelah.
Sebuah panel pemimpin bisnis membahas hal ini di KTT Mini “Prediksi Teknologi” UCX baru-baru ini. Salah satu kemungkinannya adalah kelelahan video terjadi karena orang sudah muak dengan rapat titik.
Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan sebelum pandemi di mana responden menggambarkan sepertiga pertemuan sebagai pemborosan waktu. Hampir tiga perempat dari mereka yang disurvei menilai budaya rapat perusahaan mereka netral atau buruk. Ini adalah pengingat penting tentang betapa meluasnya keletihan rapat ‘normal’ sebelum Maret 2020.
Tahun lalu pekerja rumahan menyesuaikan pertemuan online dengan mengasuh anak, sekolah, merawat, memasak, berjalan-jalan dengan anjing, berlomba untuk mengumpulkan parsel Amazon, dan segudang tanggung jawab dan interupsi lainnya – semuanya dengan latar belakang kegelisahan dan kewaspadaan umum. Karena video menuntut konsentrasi penuh di atas semua ini, tidak heran jika akhirnya dikaitkan dengan kelelahan.
Kelcey Stratton, Ph.D., seorang psikolog klinis di Michigan Medicine yang pelatihannya berfokus pada stres, trauma, dan ketangguhan, percaya bahwa “sekarang lebih sulit untuk membagi kehidupan kita — pekerjaan versus pribadi.”
“Ketika Anda bekerja dari rumah (terbuka di tab baru)perhatian Anda terbagi — gonggongan anjing Anda, pasangan Anda mungkin bekerja di sebelah Anda, anak-anak Anda berlarian — konsentrasi Anda membutuhkan lebih banyak energi emosional,” tambahnya.
Ini tentu saja menimbulkan pertanyaan: mengapa orang pergi ke begitu banyak pertemuan? Jawabannya adalah ‘bertemu FOMO’ dan budaya rapat yang tidak efisien. Seperti yang mereka lakukan sebelum pandemi, orang-orang menghadiri pertemuan secara berlebihan karena mereka khawatir kehilangan informasi penting. Yang terpenting, pertemuan FOMO diperkuat tahun lalu karena para pekerja merasa terputus dari rekan mereka dan takut tidak terlihat. Dalam kasus ekstrim rasa ‘presenteeism’ ini menyebabkan banyak orang tetap bekerja dan mengikuti rapat, bahkan ketika mengalami penyakit fisik atau mental.
Teknologi cerdas untuk meningkatkan pertemuan
Salah satu jalan keluar dari situasi ini, yang dibahas secara panjang lebar dalam konferensi UCX, adalah mematangkan penggunaan teknologi rapat. Seringkali dalam rapat tidak ada yang menangkap tindakan dan hanya ada sedikit tindak lanjut yang efektif. Dengan perangkat lunak konferensi video, AI dan bot dapat menyalin dan menerjemahkan rapat, menangkap tindakan, dan membagikan risalah. Dengan cara ini, teknologi dapat meningkatkan budaya pertemuan. Jika tindakan dan kiriman dibagikan, ini mengurangi jumlah rapat yang menurut orang harus mereka hadiri.
Hal lain yang terjadi secara rutin: tindak lanjut rapat untuk membahas hasil rapat! Rapat yang efisien dengan terjemahan langsung, ruang breakout dengan tim proyek utama yang bekerja sama, membuat catatan di papan tulis, lalu melacak tindakan tindak lanjut, dapat mengurangi hal semacam ini.
Menyempurnakan dan memanusiakan pengalaman pengguna
Dengan video meeting back-to-back dan sedikit kesempatan untuk downtime, tidak mengherankan jika ‘masalah tumbuh gigi’ tertentu telah menjadi pokok pembicaraan. “Kamu bisu” menjadi kata kunci di tahun 2020, diikuti dengan “Bisakah kamu mendengarku?” Kabar baiknya adalah bahwa platform konferensi video berkembang untuk menghapus niggles, menunjukkan kepada pengguna dengan lebih jelas ketika mereka dalam mode bisu dan ketika orang lain dapat melihat berbagi layar mereka, misalnya.
Memerangi kelelahan video, bagaimanapun, juga menuntut tanggapan manusia. Membuat hari bebas rapat atau membatasi jam bebas rapat selama jam makan siang adalah langkah sederhana namun efektif. Banyak orang yang bekerja dari rumah mengatakan bahwa hal yang paling mereka rindukan saat bekerja adalah interaksi dengan rekan kerja dan sisi sosial. Platform konferensi video berbuat lebih banyak untuk mendorong dan menciptakan kembali dialog informal, misalnya menandai saat seseorang tersedia untuk mengobrol.
Tentu saja ada banyak alasan ilmiah di balik kelelahan video yang tidak boleh diabaikan. Para pemimpin bisnis dan TI harus tetap memperhatikan inovasi teknologi yang akan mengatasi hal ini dan memungkinkan mereka membuat pengalaman konferensi video lebih menarik dan produktif.
Namun, untuk membangun pendekatan rapat dan kesehatan karyawan yang lebih berkelanjutan, penting untuk menangani budaya rapat yang mendasarinya. Ini tidak semua tentang teknologi – cara terbaik untuk maju adalah menggabungkan pendekatan manusia dan teknologi untuk kelelahan video.