Sebagian besar bisnis dan individu yang membuat dan berkolaborasi secara online (terbuka di tab baru) menggunakan dokumen, spreadsheet (terbuka di tab baru) dan presentasi (terbuka di tab baru) akan akrab dengan Microsoft Office, tetapi banyak orang masih tidak menyadari banyak fitur penghemat waktu yang ada di dalam office suite yang kuat ini.
Dalam artikel ini, kami akan melihat 18 tips menghemat waktu untuk membantu Anda dan karyawan Anda mendapatkan hasil maksimal dari suite Microsoft Office, terlepas dari apakah Anda menggunakan Microsoft 365 (terbuka di tab baru) atau Microsoft Office 2019 (terbuka di tab baru). Dokumen, spreadsheet, dan presentasi Anda akan terlihat bagus, dan Anda akan menyelesaikannya dalam separuh waktu.
Digunakan dengan benar, fitur-fitur tersembunyi ini dapat sangat meningkatkan produktivitas karyawan (terbuka di tab baru)membantu Anda menghemat waktu dan uang, dan memberi mereka pengalaman kerja yang lebih menyenangkan.
Jika Anda mencari cara yang lebih murah untuk membuat dokumen yang kaya, spreadsheet yang canggih, dan presentasi yang menarik, lihat daftar perangkat lunak perkantoran gratis kami (terbuka di tab baru).
Cara memaksimalkan Microsoft Office: Persiapan
Fitur baru ditambahkan ke Microsoft Office setiap saat, jadi pastikan Anda memiliki versi perangkat lunak terbaru. Jika Anda memiliki langganan Microsoft 365, Anda bisa memperbarui aplikasi dari aplikasi Microsoft Autoupdate, atau cukup memperbolehkannya untuk memperbarui secara otomatis. Jika tidak, jika Anda telah membeli versi Microsoft Office yang berdiri sendiri, ketahuilah bahwa Anda mungkin perlu memutakhirkan untuk mengakses beberapa fitur yang tercantum di bawah ini.
Tip 1: Simpan otomatis perubahan dengan OneDrive
OneDrive (terbuka di tab baru) adalah penyimpanan awan Microsoft Office (terbuka di tab baru) layanan, dan tersedia apakah Anda memiliki langganan Microsoft 365 atau tidak. OneDrive tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengakses semua file Anda di mana saja dan kapan saja, Anda juga dapat menghubungkan OneDrive ke perangkat lunak Microsoft Office Anda untuk memanfaatkan fitur penyimpanan otomatis.
Saat diaktifkan, perubahan diperbarui ke cloud secara real-time. Plus, OneDrive menyimpan beberapa versi dokumen Anda, sehingga Anda dapat dengan mudah membandingkan dan memutar kembali ke versi sebelumnya sesuai kebutuhan. Siapa pun yang pernah kehilangan pekerjaan selama satu jam karena kesalahan komputer atau pemadaman listrik akan tahu betapa hemat waktu fitur ini. Untuk menemukan versi yang lebih lama di Microsoft 365, klik File > Info > Riwayat Versi.
Kiat 2: Pelajari pintasan di seluruh suite
Salah satu keuntungan terbesar Microsoft Office adalah seberapa konsisten pengalaman pengguna di berbagai aplikasi. Ini berarti sebagian besar pintasan keyboard bekerja dengan cara yang sama di Word (terbuka di tab baru)Excel (terbuka di tab baru)dan PowerPoint (terbuka di tab baru). Mempelajari perintah-perintah ini dapat sangat mempercepat produktivitas. Ctrl + S (⌘S) untuk Menyimpan, Ctrl + P (⌘P) untuk Mencetak, dan bahkan perintah yang lebih tidak jelas seperti Ctrl + D (⌘D) untuk dialog Font berfungsi di seluruh suite.
Kiat produktivitas yang bagus adalah dengan memberikan daftar pintasan umum kepada karyawan, yang dapat mereferensikannya sesuai kebutuhan hingga menjadi kebiasaan.
Tip 3: Gunakan fitur Beri Tahu Saya (Word)
Fitur Beri Tahu Saya (apa yang ingin Anda lakukan) telah ditambahkan ke Microsoft Office 2016, tetapi begitu Anda mempelajari cara menggunakannya, itu adalah anugerah. Ingin mengubah gaya? Ketik “Gaya”. Pangkas foto? Ketik “Pangkas”. Sisipkan tabel, tambahkan komentar, ubah tata letak, perbarui desain, baca teks dengan lantang—hampir setiap fitur Office dapat diakses dengan cepat dan mudah melalui menu ini—sementara saran cerdas memudahkan Anda menemukan apa yang Anda cari dengan mengetik satu atau dua kata saja.
Namun, Microsoft 365 terus memperbarui kumpulan fiturnya, dan ini mungkin tidak ada di versi yang lebih baru.
Tip 4: Bagikan dokumen dengan cepat menggunakan tombol Bagikan
Tombol bagikan terletak di pojok kanan atas aplikasi, dan dapat digunakan untuk berbagi dokumen dengan cepat melalui OneDrive, email, AirDrop (khusus Mac), dan layanan pihak ketiga lainnya. Alih-alih membuka klien email Anda, mencari file (“Di mana saya menyimpan ini lagi?”), cukup klik tombol Bagikan dan pilih penerima Anda.
Tip 5: Temukan & Ganti
Jika Anda perlu mengubah kata atau kelompok kata di seluruh dokumen, Anda dapat melakukannya dengan cepat menggunakan fungsi Temukan & Ganti. Tekan saja Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), dan dialog Temukan & Ganti akan muncul. Ketik teks yang ingin Anda ubah di kotak Temukan, penggantinya di kotak Ganti, dan tekan tombol Ganti. Office akan mencari dokumen dan membuat perubahan seperlunya.
Anda juga dapat mengganti dengan tidak ada (biarkan bidang Ganti kosong) untuk menghapus beberapa contoh kata.
Tip 6: Temukan & Ganti Tingkat Lanjut
Ada lebih banyak alat canggih ini daripada yang terlihat. Dengan mengeklik tombol di kiri bawah dialog, Anda dapat mengakses fitur lanjutan untuk mengubah gaya font, pengaturan paragraf, dan lainnya secara instan, dari teks apa pun yang Anda perlukan.
Misalnya, Anda dapat Temukan semua berani teks dan buat font merah, atau pilih semua teks dalam bahasa tertentu dan buat itu dicetak miring. Gunakan ini kapan saja Anda perlu membuat perubahan luas pada gaya teks tertentu.
Tip 7: Sesuaikan dan gunakan gaya untuk dokumen yang terlihat bagus
Sungguh mengejutkan betapa banyak orang yang menggunakan Microsoft Office setiap hari namun masih belum memanfaatkan Styles untuk merampingkan dokumen mereka dan mempercepat penulisan. Gaya dapat ditemukan di bawah tab Beranda dan memungkinkan Anda menerapkan pengaturan font yang telah dirancang sebelumnya dengan cepat. Anda juga dapat memodifikasi gaya ini agar sesuai dengan kebutuhan dan dokumen Anda. Gaya diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah tema, juga memudahkan untuk memodifikasi tampilan seluruh dokumen dalam sekejap.
Tip 8: Salin dan Tempel beberapa item dengan Spike
Fitur praktis ini memungkinkan Anda menyalin banyak item dan menempelkannya sekaligus. Cukup pilih blok teks pertama, tekan Ctrl + F3 atau ⌘F3, lalu lanjutkan ke yang berikutnya. Setiap kali Anda menekan Ctrl atau Command + F3, teks akan disimpan, dan seterusnya. Saat Anda siap menempelkan semuanya, ketik Ctrl + Shift + F3 atau ⌘⇧F3. Anda juga dapat mengetik “spike” (huruf kecil) dan menekan Enter, dan teks yang disimpan akan tetap ada di memori untuk digunakan di lain waktu.
Tip 9: Salin dan Tempel pemformatan
Merampingkan pemformatan dengan cepat di seluruh blok teks dengan menekan Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) untuk menyalin pemformatan (gaya font dan paragraf, warna, perataan, dll.), dan Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) untuk menempelkan memformat ke teks yang dipilih.
Tip 10: Personalisasikan pita Office Anda
Jika Anda sering mencari fitur tertentu di menu atau expander, jangan ragu untuk menambahkannya di bagian depan dan tengah ke pita Anda. Anda dapat melakukannya di Preferensi > Pita & Bilah Alat, atau dengan membuka File > Opsi > Sesuaikan Pita. Anda mungkin terkejut dengan banyaknya fungsi yang dapat Anda tambahkan ke pita untuk akses cepat. Anda juga dapat menyembunyikan pita untuk memiliki lebih banyak ruang dengan mengeklik sekali pada tab mana saja yang terbuka, pergi ke Tampilan > Pita, atau mengetik Ctrl+F1 (⌥⇧R).
Tip 11: Klik tiga kali untuk memilih paragraf
Kebanyakan orang tahu Anda dapat mengklik dua kali sebuah kata untuk memilihnya. Anda juga dapat mengklik tiga kali sebuah kata untuk memilih seluruh paragraf, yang sangat berguna untuk memindahkan potongan teks yang besar saat mengedit.
Kiat 12: Sesuaikan koreksi otomatis agar sesuai dengan Anda
Keluhan umum bahwa Microsoft Office mengubah teks saat Anda mengetik, meskipun Anda yakin dengan apa yang Anda maksud. Anda dapat menyesuaikan pengaturan ini di bawah Alat > Opsi Koreksi Otomatis. Anda dapat menghapus apa pun yang mengganggu Anda, atau menambahkan kata-kata yang sering salah ketik. Anda bahkan dapat menambahkan simbol, seperti mengganti (c) dengan ©.
Tip 13: Bandingkan dokumen secara berdampingan (hanya Windows)
Tentu saja, Anda dapat membuka jendela terpisah dan menempatkannya berdampingan, tetapi fitur Berdampingan Microsoft Office selangkah lebih maju dengan pengguliran yang disinkronkan, yang sangat menghemat waktu saat membandingkan dan mengedit versi dokumen yang panjang.
Tip 14: Lihat dua bagian berbeda dari dokumen yang sama dengan tampilan Split
Ini adalah alat yang luar biasa ketika Anda perlu membuat perubahan di satu bagian dokumen sambil mereferensikan bagian lain (ketika menulis pengantar atau kesimpulan, misalnya). Cukup buka pita View dan pilih Split View. Anda dapat menggulir ke bagian yang berbeda di setiap jendela secara terpisah, dan membuat perubahan di salah satunya.
Tip 15: Salin & Tempel seperti seorang profesional
Hampir semua orang tahu cara Menyalin & Menempel satu blok teks, tetapi tahukah Anda bahwa Anda dapat menempelkan teks dengan cepat tanpa pemformatan, atau sebagai gambar atau PDF langsung di dalam dokumen Anda? Cukup ketik Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) dan Anda akan disajikan dialog opsi.
Di Word, Anda bisa menggunakan dialog ini untuk menempelkan teks tanpa pemformatan, sementara di Excel, Anda hanya bisa menempelkan nilai, pemformatan, atau komentar, semuanya kecuali batas, dan bahkan menambahkan, mengurangi, mengalikan, dan membagi jumlah dengan cepat.
Anda dapat menambahkan fitur yang sering Anda gunakan ke Bilah Alat Akses Cepat, di menu pintasan aplikasi apa pun di bagian paling atas dokumen. Secara default, Anda akan melihat perintah seperti Simpan, Cetak, dan Batalkan, tetapi Anda dapat menambahkan hampir semua hal di sini. Cukup klik panah di sebelah kanan untuk menambahkan perintah sesuai kebutuhan.
Tip 17: Menggabungkan bentuk (Powerpoint)
Anda dapat menggabungkan berbagai bentuk sederhana untuk membuat bentuk yang lebih rumit yang akan terlihat bagus dalam presentasi Anda, dan Anda tidak memerlukan alat mewah seperti Illustrator untuk melakukannya. Cukup pilih bentuk yang ingin Anda gabungkan dan klik Merge Shapes di bawah tab Format. Bentuk gabungan ini dapat disalin dan ditempelkan ke aplikasi lain, seperti Word.
Tip 18: Gunakan pemformatan bersyarat untuk memformat sel secara dinamis (Excel)
Pemformatan bersyarat memungkinkan Anda menerapkan gaya ke sel tertentu berdasarkan nilai atau kontennya. Misalnya, Anda mungkin ingin membuat setiap nilai positif menjadi hijau dan setiap nilai negatif menjadi merah. Cukup pilih sel yang ingin Anda format, lalu gunakan tab Pemformatan Bersyarat di pita Beranda. Ada banyak preset, atau Anda dapat menentukan aturan dan persamaan Anda sendiri.
Ringkasan
Microsoft Office adalah salah satu suite kantor terbaik yang tersedia, dengan banyak pilihan canggih untuk membantu merampingkan pekerjaan karyawan Anda dan meningkatkan produktivitas. Dorong anggota tim untuk menjelajahi perangkat lunak dan secara aktif berbagi tip dan trik di antara mereka sendiri. Menemukan fitur-fitur baru tidak hanya menyenangkan dan mengasyikkan, tetapi juga membuat kolaborasi menjadi jauh lebih mudah dan memungkinkan karyawan melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, sambil bekerja dengan lebih nyaman.